電子取引の保存要件
電子帳簿保存法

2022 1 1 日から 電子取引の取引情報 請求書 納品書 領収書等 は電子データのまま保存しなければならなくなりました。紙に印刷して保存する従来の方法では電子取引の要件を満たさなくなります。

電子帳簿保存法の改正に対応するためには 公益社団法人日本文書情報マネジメント協会 JIIMA の認証を受けている会計ソフトを使わなければならないと思っている人もいるかもしれませんが 実際は専用のソフトを使わなくても普段使っているパソコンで電子取引の保存要件を満たせるようになっています。

このページでは個人事業主向けにコストをかけずに電子取引の保存要件 電子帳簿保存法 を満たすための方法を説明します。

真実性の要件として以下のいずれかの対応が必要です

  1. タイムスタンプが付された後 取引情報の授受を行う
  2. 取引情報の授受後 速やかにタイムスタンプを付す
  3. 訂正 削除の内容を確認できるシステムで取引情報の授受と保存を行う
  4. 正当な理由がない訂正 削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する オススメ

個人事業主さんには手間の掛からない 4 の事務処理規程の運用がおすすめです。1~3 については専用のシステムが必要になってしまいますので。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

事務処理規程と聞いて難しそうだと思うかもしれないですけど 心配しなくても大丈夫です。国税庁が事務処理規程のサンプルを公開してくれています。

上記サイトから 電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程 個人事業者の例 をダウンロードすることができます。ファイルは Microsoft Word 形式 docx になっています。

Microsoft Word をお持ちでない場合は PDF 版を用意しましたのでこちらをご利用ください。クリックすると PDF をダウンロードできます

ダウンロードした事務処理規程を印刷して 日付の記入と署名をしましょう。

これで準備完了です。

可視性の要件として以下の対応も必要です

  1. 画面 書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
  2. 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
  3. 検索機能を確保すること※
      ① 取引年月日 取引先 取引金額で検索できること
      ② 日付または金額の範囲指定で検索できること
      ③ 任意の項目を組み合わせた条件で検索できること

1 についてはそんなに気にしなくても大丈夫です。特殊な形式で保存してるけど今は表示するソフトがありません みたいなことではダメということです。保存した電子データをきちんと表示できるようにしておけば OK です。

2 も気にしなくて大丈夫です。ここに保存してあるんだけど操作方法が分かりません みたいなのはダメです。市販品を使っている場合は概要書など備え付けなくても OK です。わざわざ Windows の操作マニュアルなどを用意しておく必要はないです

3 の検索機能は少し難しそうですが 税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には検索要件の②と③は不要になります。ダウンロードの求めに応じるというのは 請求書や領収書など保存している電子データ PDF や画像ファイル USB メモリー等にコピーして渡せるようになっていれば OK です。

検索要件①については パソコン標準の検索機能 Windows エクスプローラーや macOS ファインダーの検索機能 で対応できます。パソコン標準機能で必要なデータを検索できるように規則性のあるファイル名を付けるようにしましょう。

たとえば 2022 11 29 Amazon からの 2,906 円の請求書であれば 以下のようなファイル名にして保存します。

  • 20221129_Amazon_2906円.pdf

これだけで Windows エクスプローラーや macOS ファインダーで取引年月日 取引先 取引金額を指定した検索ができるようになるので検索要件①を満たします。

売上 1,000 万円以下の小規模な事業者であれば すべての検索要件が不要とされているためファイル名を気にせず保存してもかまいません。ただし この場合でもダウンロードの求めに応じるようにしている必要はあります。

請求書や領収書の保存例

あとは請求書や領収書などの電子データ PDF や画像ファイル をフォルダーに保存していくだけですね。年ごとにフォルダーを分けておくと分かりやすいと思います!

電子取引の保存要件そんなに難しくないですよね。専用のシステムを用意しなくてもパソコンで簡単に対応できちゃうんです。